Neat escáner: diga adiós a los papeles

Si usted no puede romper el hábito de guardar cada tarjeta, recibo, cuentas u otros papeles importantes. Entonces, sabe lo fastidioso que resulta organizarlos.

La solución para esto es: Neat Desk Scanner, un sistema de archivo digital de documentos consistente en la combinación de un escáner de mesa con un programa inteligente (PC o Mac), que interpreta el contenido de los documentos para ser ordenados automáticamente de acuerdo a sus diferentes tipos (documentos, recibos y contactos).

El escáner en sí, ocupa muy poco espacio en el escritorio y trae una bandeja dividida en medidas que corresponden al tamaño de una hoja de papel normal, otra más pequeña para recibos y la ultima para tarjetas de visita.

La esencia del sistema, es el programa o software que mediante la tecnología de Reconocimiento óptico de caracteres (ROC ó OCR en inglés), identifica campos específicos del documento que son interpretados y guardados en una base de datos. Por ejemplo en un recibo, reconoce el nombre del vendedor, la fecha, la cantidad pagada, etc .

La combinación escáner/programa, trabaja excelentemente, pero tiene algunas fallas en el reconocimiento de los textos y números y por esa razón, guarda una imagen del original. Sin embargo, el defecto no debe atribuirse a Neat, sino a las limitaciones de la tecnología ROC que en algunas ocasiones, como pliegues en el papel, tipo de letra y escritura manual, reconoce erróneamente los caracteres.


El programa permite una gran flexibilidad en el escaneó de los documentos, pudiéndose elegir entre formato PDF o JPG, Blanco y Negro o Color (ocupa más lugar en el disco duro), en una o las dos caras del papel (si una de ellas está vacía se puede descartar automáticamente), y la combinación de un número ilimitado de páginas para ser archivadas como un solo documento.

Los documentos escaneados, son automáticamente clasificados, organizados y archivados en diferentes categorías como documentos, recibos o contactos. Pero, nada es rígido y se ajusta a los deseos y necesidades del usuario. Personalmente, preferí abrir carpetas separadas para las cuentas del cable TV, las de las tarjetas de crédito, la de electricidad, reparación y seguro del auto y otras que contienen estrictamente documentos y contratos.

Encontrar un documento es sencillo y las búsquedas se pueden realizar utilizando una gran variedad opciones como búsqueda por palabras, cantidades, tipo de documentos y rango de fechas.

La información, parcial o total contenida en la base de dato, puede exportarse a programas como Excel, Quicken o TurboTax, que facilitan la creación rápida de informes con propósitos contables o para la preparación de Impuestos.

Los datos extraídos de las tarjetas de visita como nombre, cargo compañía, dirección, teléfono y otros, pueden ser sincronizados con Outlook o con cualquier libreta de direcciones de los programas de correo electrónico.

Estoy muy satisfecho con el sistema, es fácil y eficiente, especialmente con la invalorable ayuda y consejos que se puede obtener de los videos instructivos y que se encuentran en las páginas de Neat.

Quizás la mayor crítica sea el precio y que alcanza los 399,95 dólares. No obstante el esfuerzo económico vale la pena, especialmente si tomamos en cuenta la resolución de la agencia encargada de recolectar los impuestos en los Estados Unidos (IRS), que acepta la copia digital como legitima (http://www.irs.gov/pub/irs-tege/rp-97-22.pdf ), y trayendo como feliz consecuencia, la autorización de enviar los papeles al cesto de la basura.

A modo de complemento, la empresa Neat ofrece el servicio NeatCloud+ NeatMobile, que por un costo adicional y con la ayuda de una aplicación (Apple o Android), sincroniza (en la nube), la base de datos y convierte la cámara fotográfica del teléfono o tableta en un escáner portátil de documentos, cuyas imágenes son enviadas para su reconocimiento y clasificación.